檔案管理系統
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  集團型企業檔案管理平臺

  l 檔案管理平臺概述

  適用于有多級下屬單位或分布在異地辦公的集團型企業。

  利用企業網絡平臺將集團下屬單位的所有檔案室連接起來,同時進行檔案資料的在線收集、整理歸檔、檢索利用、業務指導等業務流程的計算機管理。以操作簡捷、查閱快速、數據共享、存用安全和免安裝維護為最終目標,在檔案室信息化建設過程中實現紙質檔案數字化和電子檔案規范存儲管理,通過企業網實現檔案的在線查詢利用,在檔案庫房組建過程中實現各類檔案的安全存放。

  與企業辦公系統(OA)、企業資源計劃(ERP)、管理信息系統(MIS)等結合,實現對各類檔案、生產數據、工程資料、圖書期刊等的管理,具有強大的跨部門、跨地域服務功能,搭建成網上“企業數字檔案館”。

  2 檔案管理平臺作用

  在遵循國家和企業檔案管理標準的基礎上,增加了檔案業務在線指導、檔案信息在線查閱、檔案知識在線學習和檔案活動在線組織等幾個功能,將傳統的上級檔案員通過交通工具來往各級單位進行業務指導和監督轉變成網上實時指導和監管;將傳統的上檔案室查閱檔案轉變為網上足不出戶打開檔案網站查閱的模式。

  檔案管理網絡化

  通過檔案信息化建設,檔案管理將有效改變歸檔立卷、整理編目、統計檢索等傳統模式,解決檔案整理耗時費力、利用檢索效率低等問題,形成檔案網上接收、適時監控、遠程共享的工作體系。

  有效保護檔案原件

  檔案信息資源采用數字介質保存,便于管理和提供利用,從而減少了檔案原件的反復調閱,減輕了檔案原件的損壞,提高了檔案管理的安全性。不僅有利于檔案的永久保存,還能減少復制和備份成本。

  檔案信息資源共享

  通過企業網發布檔案信息,將為檔案的開發利用創造更加優越的條件,讓利用者方便快捷,及時高效獲得各類信息資源,使檔案信息利用時效加快,辦理時間縮短,車輛使用費和檔案材料復印費減少。

  文檔管理一體化

  通過檔案管理平臺的標準接口,與辦公系統規范化銜接。各部門形成的電子文件可以做到實時接收、及時管理,實現文檔管理一體化,減少紙質文件發放數量,各部門間的信息發布和公務處理更加快捷,創建起一個高效、全面協同的工作環境。

  提升檔案業務流程

  檔案管理是一項全員參與的工作,而不只是檔案員的任務,也不是一切檔案業務都得在檔案室完成的,檔案管理的目的就是方便快捷地讓每位領導和職員在自己的崗位能夠查找到所需的檔案資料并得以安全利用。

  規范化統一管理

  實現了檔案網絡化實時歸檔、按照統一標準管理、集中安全存放并提供網上查閱利用。B/S結構的管理平臺集中部署在上級檔案室或信息中心,實現所有使用者零安裝和零維護,同時也解決了集團各下屬單位以往出現的檔案系統不一致、版本不一致的問題。

  投資效益

  在投資上節省了成本和工期,集團各下屬單位無需單獨購買檔案管理軟件和電子檔案存儲設備,集團一次性采購一套集團型檔案管理平臺,及管理平臺發布服務器、數據存儲和備份設備,向下屬單位提供使用。

  3 檔案管理平臺設計

  平臺設計按照統一標準規范,基于JAVA EE平臺和ORACLE或SQL SERVER等數據庫構建,建立與集團辦公統一用戶認證機制。包含《在線歸檔管理系統》、《電子檔案管理系統》、《檔案數字化加工系統》、《在線利用服務系統》、《檔案信息網站》等幾個部分。

  《在線歸檔管理系統》包含在線信息接收、在線業務指導等幾部分,在企業網內實現,實現開放式信息共享和檔案的業務管理。

  《電子檔案管理系統》包含對檔案的綜合信息管理部分,集中在檔案館內使用。

  《檔案數字加工系統》主要是對部分不是電子文件的紙質檔案進行數字化加工,使其轉化為電子檔案以便利用,包含對紙質檔案目錄和原文數字化的各種功能。

  《在線利用服務系統》包含檔案信息綜合利用,在企業網上直接發布利用。

  《檔案信息網站》主要用于發布各種開放檔案和國家及地方相關檔案標準等信息內容,為企業領導和員工查閱檔案信息提供服務。

  

  

  檔案館區域性綜合管理平臺

  l 綜合管理平臺概述

  利用政府網絡平臺將區域行政管轄內的所有檔案館(室)連接起來,形成網上“虛擬數字檔案館”,由眾多檔案資源庫群、檔案用戶群構成,具有強大的跨部門、跨地域服務功能,分集中式和分布式兩種解決方案。

  以市級檔案館為例,利用政務網絡平臺實現市、縣、鄉三級檔案館(室)和各級立檔單位檔案室同時進行電子公文及檔案的在線收集、整理歸檔、檢索利用、業務指導等全面業務流程的計算機管理,實現電子公文及檔案“收、管、存、用”一體化。

  2 綜合管理平臺作用

  政府電子公文歸口

  區域性檔案管理平臺與政務網相連,著力解決政務網平臺電子公文的最終歸檔存放問題,并通過政務平臺向政府機構提供網上查檔功能,是政務平臺信息化建設中重要的組成部分。

  管理平臺效益效果

  區域性檔案管理平臺在投資上節省了成本和工期,在轄區內的所有檔案館和立檔單位檔案室無需單獨購買檔案管理軟件和電子檔案存儲設備,政府一次性采購一套區域性檔案管理平臺發布服務器、數據存儲和備份設備,向所有檔案館和立檔單位檔案室提供使用;

  區域性檔案管理平臺實現了檔案網絡化實時歸檔、按照統一標準管理、集中安全存放并提供網上查閱利用。B/S結構的管理平臺集中部署在檔案館或信息中心,實現所有使用者零安裝和零維護,同時也解決了轄區內以往出現的檔案系統不一致、版本不一致的問題;

  區域性檔案管理平臺在遵循國家和地方檔案管理標準要求的基礎上,增加了檔案業務在線指導、檔案信息在線查閱、檔案知識在線學習和檔案活動在線組織等幾個功能,將傳統的檔案局人員通過交通工具來往各立檔單位進行業務指導和監督轉變成網上實時指導和監管;將傳統的去檔案局查閱檔案轉變成網上足不出戶打開檔案網站查閱的模式。

  3 綜合管理平臺設計

  平臺設計按照統一標準規范,所有系統功能基于JAVA EE平臺和ORACLE或SQL SERVER等數據庫構建,建立統一認證機制,支持與政務CA數字認證系統的整合。包含《在線歸檔管理系統》、《業務在線指導系統》、《電子檔案管理系統》、《檔案數字化處理系統》、《在線利用服務系統》、《檔案安全管理系統》和《檔案信息門戶網站》等幾個部分。

  在線歸檔管理系統

  包含在線信息接收、虛擬檔案室管理、錄入審批流程、現行文件中心等功能。

  實現將政務網平臺上辦公系統辦理完畢的電子目錄和數據歸檔到在線接收管理系統的虛擬檔案室中,通過虛擬檔案室的功能對各自單位的檔案進行綜合管理。

  業務在線指導系統

  包含在線指導、在線年檢、咨詢答疑和公告信息等功能??舍槍τ脩粢筮M行個性化開發。

  在線實時查看各立檔單位的歸檔情況,定期審核歸檔的數量和質量,并進行意見反饋和在線交流指導。提供生成歸檔情況表和審核情況表等功能。

  針對立檔單位的電子檔案數據進行每半年的在線檔案年檢,能夠實現檔案業務部門周期對立檔單位的年檢流程。

  電子檔案管理系統

  主要管理范圍:民國檔案、革命歷史檔案、建國后檔案、專門檔案、聲像檔案、破產企業檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、實物檔案等。

  主要功能包括:移交進館、著錄編目、檔案利用、檔案統計、鑒定銷毀和系統管理模塊。

  檔案數字化處理系統

  實現對實體檔案(如紙質檔案、照片、錄音、錄像等)進行數字化處理。

  基本流程主要包括:案卷整理、目錄建庫、批量掃描、數據處理、信息存儲、檢索利用等工序。

  在線利用服務系統

  主要是針對館藏各類電子檔案的綜合查詢利用。包括檔案著錄項查詢、全文檢索查詢,為用戶提供全文范圍內的查詢檢索結果。

  防擴散系統:數字化后的電子原文在利用時,通過安全/防泄漏/防擴散控件打開,用戶不能進行保存、復制、打印等操作,在用戶機器緩存中存放的信息也是加密的,用戶查看完后自動清除。

  檔案安全管理系統

  實現數字檔案室數據資源安全、網絡運行安全、信息保密管理等。安全管理保證“檔案基礎數據庫系統”資源的安全利用,主要包括:身份鑒別、訪問控制(用戶權限、檔案權限)、信息加密、數據庫安全等。

  檔案信息門戶網站

  在互聯網上的檔案信息門戶網站是數字化檔案館對外的展現形式,具備開放性的檔案、現行文件、照片、多媒體等的查詢功能。負責檔案相關動態信息、檔案知識、檔案法規等的發布管理。

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